2010年12月2日木曜日

メールを送るときのメモ

よいメールの書き方

1)相手に伝えたいことを明確にして 少なくする
ひとつのメール、文章で、伝えたいことは少なくする。
多ければ箇条書きにしたり、番号振ったり相手がひとつづつ片付けられるようにする。

2)あの や その 等余計なものを使わない
邪魔なものはとる。「とか」もやめたい。だがよく使ってしまう。

3)例をあげたり、URLを貼ったり、資料を作る。文章だけで伝えない
結局文章だけでは伝わりにくい。
余計なやりとりをするよりは資料をちゃっと作ってあげたほうがイメージが共有できるので楽

4)丁寧すぎない
丁寧すぎて文章が長くなるよりはそこそこでいいから文章が短いほうがよい気がしている。
慇懃無礼ってやつですか。だがこれもよくやってしまう

5)意外と同じこと2回書いてしまうため、見直しはしっかり

6)返信は早めにやってしまったほうがタスクが減る

6番はあんまりよいメールの書き方と関係ないかも